II. NỘI DUNG QUY TRÌNH > 3. Theo dõi và xử lý hồ sơ bổ sung TT trả trước > Standard
QUY TRÌNH BỔ SUNG CHỨNG TỪ TT TRẢ TRƯỚC
Phiên bản: DRAFT | Ngày: {date} | AI: OpenAI Vision v4.6
Tổng hợp quy trình
| Bước | Đơn vị | Trách nhiệm | Hoạt động | Thời gian | Luồng tiếp theo |
|---|---|---|---|---|---|
| B1 | CV | CV | Tạo báo cáo theo dõi bổ sung hồ sơ TT trả trước trên Chương trình QLHSTT&BTNTT | 15' | → B2 |
| B2 | CV | CV | Nhắc KH bổ sung chứng từ | 15' | → B3 |
| B3 | CV | CV CKS | Hồ sơ chờ bổ sung nhưng cần thiết lập Thư thông báo | 15' | → B4 |
| B4 | TDV | TDV | Lập Thư thông báo | 15' | → B5 |
| B5 | CV | CV | Phê duyệt | 15' | (a) Duyệt → B6 / (b) Không duyệt → B3 |
| B6 | CV | CV | Gửi Thư thông báo đến KH | 15' | → B7 |
| B7 | CV | CV | Tiếp nhận phản hồi từ KH | 15' | (a) Gia hạn → B8 / (b) Bổ sung chứng từ → B8 |
| B8 | CV | CV CKS | Kiểm tra chứng từ | 15' | (a) Hồ sơ không phù hợp → B9 / (b) Hồ sơ phù hợp → B10 |
| B9 | CV | CV CKS | Lập phiếu tiếp nhận - Hạch toán thu phí gia hạn | 10' | → B10 |
| B10 | TDV | TDV | Phê duyệt | 10' | → B11 |
| B11 | CV | CV | Gửi Thư thông báo đến KH | 15' | → B12 |
| B12 | CV | CV | Tiếp nhận phản hồi từ KH | 15' | (a) Hồ sơ đầy đủ → B13 / (b) Hồ sơ không đầy đủ → B3 |
| B13 | CV | CV CKS | Lập báo cáo tình hình bổ sung hồ sơ TT trả trước | 15' | → B14 |
| B14 | TDV | TDV | Phê duyệt | 10' | → B15 |
| B15 | CV | CV CKS | Cập nhật chương trình QLHSTT&BTNTT | 10' | → B16 |
| B16 | CV | CV CKS | Lưu hồ sơ | 10' | End |
Chi tiết Chứng từ/Tài liệu/Giao dịch liên quan từng bước
B1 - Tạo báo cáo theo dõi bổ sung hồ sơ TT trả trước trên Chương trình QLHSTT&BTNTT
- ĐV tiếp nhận hồ sơ & phòng NV tạo báo cáo tối thiểu tuần/lần
B2 - Nhắc KH bổ sung chứng từ
- Chủ động chọn phương thức nhắc KH: điện thoại/email.
B3 - Hồ sơ chờ bổ sung nhưng cần thiết lập Thư thông báo
- Thư thông báo BM-TTQT.02
B4 - Lập Thư thông báo
- Theo thông báo BM-TTQT.02 được ký bởi TDV
- Lưu ý không dấu vân bản theo phân quyền/ủy quyền
B5 - Phê duyệt
- Theo thông báo BM-TTQT.02 được ký bởi TDV
- Lưu ý không dấu vân bản theo phân quyền/ủy quyền
B6 - Gửi Thư thông báo đến KH
- Theo thông báo BM-TTQT.02 được ký bởi TDV
B7 - Tiếp nhận phản hồi từ KH
- Gia hạn: theo quy định tại Phụ lục 1.4
- Bổ sung chứng từ: theo quy định tại Phụ lục 1.1-1.3 hoặc ký xác nhận các cam kết; theo mục II
B8 - Kiểm tra chứng từ
- (a) Hồ sơ không phù hợp: theo USD 100
- (b) Hồ sơ phù hợp: theo quy định
B9 - Lập phiếu tiếp nhận - Hạch toán thu phí gia hạn
- Chứng từ tại B8
- Giao dịch thu phí
- Phiếu tiếp nhận (BM-TTQT.04)
- Hướng dẫn sử dụng T24 VN Phần hệ chuyển tiền ra nước ngoài
B10 - Phê duyệt
- Phiếu tiếp nhận (BM-TTQT.04) ký bởi TP và BTV
- Thư thông báo BM-TTQT.02 được ký bởi TDV
- Lưu ý không dấu vân bản theo phân quyền/ủy quyền
B11 - Gửi Thư thông báo đến KH
- Theo thông báo BM-TTQT.02 được ký bởi TDV
B12 - Tiếp nhận phản hồi từ KH
- Theo thông báo BM-TTQT.02 – Ý kiến của KH; hoặc
- Văn bản giải trình của KH (nếu phản hồi của KH tại B7 và có qua B9-B12, sử dụng sang B13)
B13 - Lập báo cáo tình hình bổ sung hồ sơ TT trả trước
- Báo cáo tình hình bổ sung hồ sơ TT trả trước BM-TTQT.12
- Hướng dẫn sử dụng Chương trình Tờ trình Online
B14 - Phê duyệt
- Báo cáo tình hình bổ sung hồ sơ TT trả trước BM-TTQT.12
- Hướng dẫn sử dụng Chương trình Tờ trình Online
B15 - Cập nhật chương trình QLHSTT&BTNTT
- Bảng kê thanh toán TKHQ
- Mục III Phụ lục 1.4
- Hướng dẫn sử dụng Chương trình QLHSTT&BTNTT
B16 - Lưu hồ sơ
- Khoản 7 mục V Quy định chung Chương trình TTQT
- Hướng dẫn sử dụng Omni-BPS
---
***[Ghi chú:]{.underline}***
- Nếu KH bổ sung chứng từ trong thời gian cam kết thì quy trình bắt đầu từ B7.
- Nếu ĐV không được phân quyền kiểm tra hồ sơ, ĐV:
- Luân chuyển hồ sơ về TT.NVNHGD để phối hợp xử lý theo quy định từng thời kỳ;
- Bổ sung thêm Phiếu tiếp nhận (BM-TTQT.04) đã được ký bởi TĐV trước khi thực hiện B13;
- Trong qua trình theo dõi, thu thập hồ sơ KH bổ sung, nếu KH không hợp tác giải trình hồ sơ/không bổ sung/bổ sung thiếu chứng từ/... :
<!-- -->
- ĐV chủ động cân nhắc và áp dụng việc tạm ngưng cung cấp dịch vụ theo từng giao dịch phát sinh.
- Xem xét, đánh giá sau giao dịch, trường hợp nhận thấy thông tin, giao dịch của KH có dấu hiệu liên quan rửa tiền, lừa đảo, gian lận, vi phạm pháp luật, ĐV thực hiện các biện pháp phù hợp:
<!-- -->
- Nếu KH và giao dịch của KH có dấu hiệu gian lận, lừa đảo, vi phạm pháp luật khi sử dụng tài khoản thanh toán, ĐV thực hiện Báo cáo theo Công văn 3346/2024/CV-KVH ngày 01/11/2024 hoặc các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế trong từng thời kỳ.
- Nếu ĐV xác định KH và giao dịch của KH có dấu hiệu đáng ngờ về RT, TTKB, TTPBVKHDHL, ĐV thực hiện đánh giá tăng cường theo hướng dẫn trong từng thời kỳ. Trường hợp có cơ sở hợp lý để nghi ngờ tài sản trong giao dịch liên quan đến RT, TTKB, TTPBVKHDHL, ĐV gửi thông tin giao dịch đáng ngờ về TT.KSTT theo Quy định PCRT, TTKB, TTPBVKHDHL hiện hành.